Administration générale

Fonctionnement du conseil municipal

 
Les informations relatives au fonctionnement et au déroulement du conseil municipal

- Généralités :

1/ Comment dois-je convoquer le conseil municipal? Quelle procédure suivre en cas d'urgence ?

Toute convocation est faite par le maire. Elle est adressée au domicile des conseillers municipaux, sauf s’ils ont fait le choix d’une autre adresse, notamment d’une adresse électronique. Elle doit indiquer outre la date, l’heure et le lieu de la réunion du conseil municipal, les questions portées à l’ordre du jour. Toute délibération prise sur une question ne figurant pas à l’ordre du jour est susceptible d’annulation par le juge administratif.

Le délai à respecter entre la date d’envoi de la convocation et celle de la réunion est de trois jours francs dans les communes de moins de 3500 habitants et de cinq jours francs dans les autres communes.

En cas d’urgence, ce délai peut être abrégé par le maire sans, toutefois, être inférieur à un jour franc; dans ce cas dès l’ouverture de la séance, le conseil municipal doit se prononcer sur l’urgence invoquée par le maire.

La convocation doit être écrite sous quelque forme que ce soit, indiquer tous les points de l’ordre du jour, être mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée.

 Dans les communes de 3500 habitants et plus, une note explicative de synthèse sur les affaires qui seront délibérées doit être jointe à la convocation.

2/ Comment se calcule le quorum ?

Le conseil municipal ne peut valablement délibérer que si la majorité des membres en exercice est présente, c'est-à-dire la moitié des membres plus un. Le quorum est donc calculé sur la base des conseillers présents sans tenir compte des conseillers absents quand bien même ils auraient délégué leur droit de vote à leurs collègues.

Si le quorum n’est pas atteint, le conseil municipal est à nouveau convoqué à trois jours au moins d’intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum. Il convient de noter que si le quorum doit être atteint en début de séance, il doit l’être également lors de la discussion de toute délibération soumise au vote.

3/ Je souhaite qu'une question soit examinée à huis clos par le conseil municipal, comment procéder ?

A la demande de trois membres ou du maire, le conseil municipal peut décider, sans débats, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, de se réunir à huis clos. Une délibération prise à huis clos sans que le conseil municipal l’ait décidé préalablement est entachée d’illégalité.

4/ Je souhaite déléguer une partie de mes fonctions à un adjoint, que puis-je déléguer et comment dois-je faire ?

Le maire peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer par arrêté une partie de ses fonctions à un ou plusieurs de ses adjoints, et en l’absence ou en cas d’empêchement de ces derniers ou dès lors que ceux-ci sont tous titulaires d’une délégation, à des conseillers municipaux. Les adjoints disposent donc d’un droit de priorité sur les conseillers municipaux mais le maire n’est pas tenu de respecter le rang des adjoints. Les actes pris dans le cadre de la délégation doivent mentionner le fondement de la compétence (par délégation du maire l’adjoint délégué…).

5/ En cas d’absence du maire, les adjoints doivent-il avoir délégation pour assurer le bon fonctionnement de la commune ?

La délégation de fonctions consentie aux adjoints est applicable en présence du maire mais son absence ou empêchement ne rend pas caduques les délégations qu’il a antérieurement accordées.

En cas d’absence, et afin d’éviter toute carence dans l’exercice du pouvoir municipal, le maire est provisoirement remplacé dans la plénitude de ses fonctions par un adjoint dans l’ordre des nominations, et à défaut d’adjoint, par un conseiller municipal désigné par l’assemblée délibérante, ou à défaut, pris dans l’ordre du tableau.

 Durant la suppléance, l’adjoint doit se limiter à l’expédition des affaires courantes et aux actes administratifs qui sont nécessaires.

6/ A quels élus des indemnités de fonction peuvent-elles être versées ?

Selon les termes du CGCTCode général des collectivités territoriales, les mandats locaux sont exercés à titre gratuit. Cependant, pour compenser les charges ou les pertes de revenus supportées du fait de l’exercice de ces mandats, la loi prévoit un régime indemnitaire pour certains élus.

Les élus bénéficiaires des indemnités de fonction sont :

  •  les maires, les adjoints et certains conseillers municipaux, les membres des conseils d’arrondissement de Paris, Marseille et Lyon (sous réserve de leurs règles spécifiques);
  •  les maires délégués et les adjoints au maire délégués (en cas de création d’une commune associée);
  •  les présidents et les membres de délégation spéciale faisant fonction d’adjoint.

Lorsque l’assemblée délibérante de la commune est renouvelée, la délibération fixant les indemnités de fonction de ses membres doit intervenir dans les trois mois suivant l’installation de celle-ci.

En outre, l’arrêt du Conseil d’Etat du 29 avril 1988, est venu préciser que "l’adjoint au maire qui n’a pas reçu de délégation ou dont la délégation a pris fin, ne peut justifier de l’exercice effectif de ses fonctions, sauf en cas de suppléance prévue par l’article L. 2122-17 du Code Général des Collectivités Territoriales; que par suite, il ne peut prétendre au versement des indemnités prévues par l’article L. 2123-20 du CGCTCode général des collectivités territoriales".

Lors du vote des indemnités par l’assemblée délibérante, le maire et les adjoints intéressés doivent s’abstenir de participer au vote.

7/ Quels sont les documents administratifs communicables aux administrés ?

Toute personne physique ou morale, qu’elle réside ou non dans la commune, peut avoir accès aux documents administratifs émanant des communes, de leurs établissements publics ou des organismes, fussent-ils de droit privé, chargés de la gestion d’un service public.

Sont considérés comme documents administratifs tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, correspondances (y compris électroniques), avis, prévisions et décisions. Les documents doivent exister, être définitifs et achevés. Tout support est susceptible d’être communiqué.

Il convient de préciser que ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents administratifs :

  •  dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle;
  •  portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable;
  •  faisant apparaître le comportement d’une personne dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.

Toutefois lorsque le document porte des mentions non communicables mais qu’il il est possible d’occulter ou de disjoindre ces mentions, le document est communiqué au demandeur après qu’il ait été procédé à l’occultation ou à la disjonction.