Accès aux documents administratifs

 

Communication des documents administratifs
 

Qui peut en demander la communication?

La communication des documents administratifs est ouverte à toute personne physique ou morale, sans condition de nationalité, qu'elle réside ou non en France. Le demandeur n’a pas à préciser les motifs de sa demande ou à justifier d’un quelconque intérêt pour agir. Toutefois, seules les personnes concernées peuvent demander communication des documents qui les mettent en cause.
Le droit d’accès ne s’étend pas aux proches de l’intéressé ou aux personnes indirectement concernées par le document. Cependant, dans certains cas, lorsque le titulaire du droit d’accès est décédé, ses ayants droits peuvent obtenir communication des documents le concernant.

A qui la demander ?

  • L’Etat et ses services;
  • Les collectivités territoriales et leurs services ainsi que leurs groupements (régions, départements, communes, EPCIÉtablissement public de coopération intercommunale );
  • Les établissements publics;
  • Les personnes de droit public ou de droit privé chargées d’une mission de service public en rapport avec l’environnement.

Leur obligation est limitée à la communication des informations qui concernent la mission de service public qu’elles exercent.
 
Délai de réponse : l’administration a 1 mois à compter de la réception de la demande pour répondre; 2 mois si le volume ou la complexité de l’affaire l’exige.
 

Sous quelle forme obtenir la communication du document?

Plusieurs possibilités au choix du demandeur, qui indique dans sa demande la forme dans laquelle il souhaite obtenir le document sollicité :

  • par consultation gratuite sur place sauf si la préservation du document ne le permet pas;
  • par copie sur papier ou sur support informatique identique à celui utilisé par l’administration, au frais du demandeur;
  • par courrier électronique et sans frais quand le document existe sous forme électronique.
     

Montant des frais de copie : l'arrêté préfectoral du 20 décembre 2002 fixe les tarifs suivants : 0,15 € maxi par page A4 noir et blanc; 1,83 € maxi pour une disquette; 2,75 € maxi pour un cd-rom.
 
Quels sont les documents non communicables?

L’administration peut refuser la communication d’un document pour les raisons suivantes :
 

  • la disparition : l’administration n’est pas tenue de reconstituer un document disparu;
  • le document fait l’objet d’une diffusion publique;
  • la demande est formulée de manière trop générale;
  • la demande est abusive (compte tenu de leur nombre, leur caractère répétitif);
  • la demande porte sur un document en cours d’élaboration (état partiel ou provisoire).
     

 L’administration doit refuser la communication pour tous les documents relatifs :

  • au secret des délibérations du gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif;
  • au secret de la défense nationale;
  • au secret de la conduite de la politique extérieure;
  • à la monnaie et crédit public;
  • à la sûreté de l’ Etat, sécurité publique, sécurité des personnes;
  • au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou les opération préalables à de telles procédures;
  • à la recherche des infractions fiscales et douanières;
  • autres secrets protégés par la loi.
     

 L’administration ne communique qu’à l’intéressé les documents :

  • dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée et des dossiers personnels, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle;
  • portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable;
  • faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice;
  • quand la demande porte sur des informations dont la communication peut porter atteinte à la protection de l’environnement auquel elle se rapporte, l’administration peut refuser de communiquer. Exemple : la localisation d’espèces rares.
     

Comment contester le refus de communication d’un document administratif?
 

Saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADACommission d'accès aux documents administratifs)
 Délai : 2 mois à compter du jour de la notification du refus ou de l’intervention du refus tacite de l’autorité publique. Si ce délai est dépassé, le demandeur doit alors reprendre la procédure depuis le départ en demandant de nouveau le document à l’administration.
 Forme de saisie : pas de formes particulières requises : écrit, télécopie, courrier électronique, orale.
 

Avis de la CADACommission d'accès aux documents administratifs
L’avis de la CADACommission d'accès aux documents administratifs, sur le caractère communicable ou non du document, est notifié à l’intéressé et à l’autorité concernée.
 

 Quel usage peut-on faire des documents ainsi obtenus?

  •  usage personnel du bénéficiaire;
  •  réutilisation à des fins autres que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle ils ont été élaborés.

 Ils sont donc utilisables à des fins commerciales. Cette réutilisation est strictement encadrée par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 :
 

  • l’information ne doit pas être altérée et son sens ne doit pas être dénaturé;
  • les données à caractère personnel ne peuvent être réutilisées que si la personne visée a consenti ou si l’administration a la possibilité de les rendre anonymes.

Dans le cadre de la réutilisation d’information publique, l’administration peut exiger le versement d’une redevance donnant lieu à la délivrance d’une licence, qui fixe les conditions d’utilisation des informations publiques. En outre, des sanctions sont possibles : 150 000 € d’amende (article 10 de la loi du 17.07.1978 modifiée).

Coordonnées de la personne responsable de l’accès aux documents administratifs
 à la préfecture de la Haute-Marne

 En cas de difficultés particulières et caractérisées, il vous est possible de saisir par courrier la personne
 responsable de l’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques :
 Mme Martine SAFAR
 Adjointe au chef de service des moyens généraux et de la modernisation
 Tél : 03.25.30.22.22 - Fax : 03.25.30.21.98
 Mail : prefecture@haute-marne. gouv.fr

89 rue Victoire de la Marne

52011 CHAUMONT Cedex

 Liens utiles :
 site de la CADA : http://www.cada.fr